E-fatura kullanmak işletmelerin ön muhasebe süreçlerine nasıl fayda sağlar?

Dijital dönüşümden faydalanın

Zaman ve mekân kavramlarının yeniden tartışıldığı teknoloji çağında, insanlar gibi şirketler de dijital dönüşüm yaşıyorlar. Bu dönüşümle beraber, marka değerini artırmak isteyen şirketler, klasik reklam ve tanıtım modellerinden ziyade dijital içeriklerle ve yeni medya araçlarıyla boy gösteriyorlar. İnternetin sunduğu; açık, ağ temelli ve sınırsız yapı sayesinde birçok stratejik imkân bulabiliyorlar. Günde 4 milyar arama sorgusunun yapıldığı Google gibi dev arama motorlarının da etkisiyle, artık internetin olmadığı bir dünya düşünmek dahi zor bir ihtimal. Dijital olanakların gelişmesi ve zamanla çevreci yaklaşımların artmasıyla şirketler, tanıtım çalışmalarının yanı sıra iş süreçlerini de dijitale entegre ediyorlar. Buna ön muhasebe süreçlerinde e-fatura kullanmak gibi uygulamalar da dahil… Bu dönüşümün temelinde ise iş süreçlerini hızlandırmak, hıza uyum sağlamak ve yenilikleri kaçırmamak yatıyor.

İşletmeler için e-Dönüşüm

e-Dönüşüm kavramının hayatımıza girmesiyle birlikte, hız ve zaman tasarrufu olguları, şirketler için temel ihtiyaçlar haline geldi. Dijital süreçler iş gücünü esnekleştirirken, zaman kavramı daha da önem kazandı. Dünyanın geçirdiği hızlı dönüşüm ve artan nüfusla beraber tüketim olgusu, çevreci yaklaşımların önem kazanmasını sağladı.

İlgili yazı: Dijitalleşme sürecinde küçük işletme ve girişimcilerin dikkat etmeleri gerekenler 

e-Fatura sisteminin avantajları

Büyük, küçük ya da orta ölçekli şirketler, muhasebe ve ön muhasebe süreçlerinde dijital süreçlere entegre olmayı daha fazla tercih ediyorlar. Faturalama süreçlerini dijitalleştirerek iş verimliliklerini sağlarken, özellikle KOBİ’lerin sürdürülebilirlik yönünde de olumlu adımlar atmalarını sağlıyor.

Şirketlerin ön muhasebe süreçlerini, modern ve uygun maliyetli dijital çözümlerle kolayca otomatikleştirilebilen çeşitli e-Faturalandırma işlemlerinin sağladığı kolaylığı fark eden çoğu büyük işletmeler, kağıt tüketimi ile sağlanan faturalandırma yöntemlerini terk etti. Birçok küçük işletme, hala kağıt faturaları yönetmek için çok fazla zaman ve para harcıyor. Ancak, büyük şirketlerin e-Dönüşümün farkına varması ve e-Faturalandırma işlemlerini seçmesi, birçok küçük işletmenin de faturalarını dijital ortamlarda oluşturmasını sağladı.

e-Fatura çevreci çözümler sunuyor

e-fatura ağaçlar

İşletmeler, iş akışları ve süreçlerini dijital ortamlara entegre ederek, dijital dünya içerisinde varlık edinmeye çalışıyorlar. Klasik sayma yöntemleri yerine; gelir gider hesaplamaları, ön muhasebe, faturalandırma gibi iş ve çalışma süreçlerini dijitalleştirmek için de harekete geçtiler. Böylece şirketler tonlarca basılı kâğıt ve binlerce arşiv kaydı tutmak yerine, bütün bu belgeleri dijital ortama entegre ettiler.

Değerli dokümanların bulut sistemlerin sunduğu olanaklarla güvenle saklanması sonucunda; e-Arşiv, e-Fatura ve e-İrsaliye gibi yeni kavramlar hayatımıza girdi.

 

Kağıt üretimi ve tüketimi, doğal kaynakların yanlış yönetilmesine yol açıyor. İş akışı içerisinde kâğıt kullanımı yerine dijital süreçlerin takip edilmesi, kağıt kullanımına kıyasla işletmelerin karbon ayak izinin azalmasına yardımcı oluyor.

Araştırmalar, e-fatura kullanımının kağıt fatura kullanımına kıyasla 4 kat çevre dostu olduğunu ortaya koyuyor. Kağıt faturalar ile aynı işlev ve resmiyete sahip olan e-Fatura kullanım kolaylığı, zamandan tasarruf ve karlılık sağlamasının yanı sıra karbon ayak izini ve ağaç kesilmesi azaltıyor.

e-Fatura gereksiz maliyetlerden kurtulmanıza yardımcı oluyor

Türkiye’de son yıllarda 350 bin firma e-dönüşüm sistemine geçti. 30 milyon belge elektronik ortamda düzenlendi. E- Dönüşüm sistemlerinin sağladığı olanaklarla 29 Bin 512 Ağaç korundu. Kağıt tüketiminden dolayı ortaya çıkacak maliyetleri düşürmenin yanı sıra, herhangi bir adrese gönderilecek kağıt faturanın kargo masrafları da e-Fatura sayesinde tarihe karışıyor. E-fatura, e-tebligat, e-irsaliye vb. e-Dönüşüm hizmetleri sayesinde 4 Milyar TL’den fazla tasarruf sağlandı. Şirketlerin e-Dönüşüm ile sağlayacağı faydalardan bazıları şöyle;

  • Kâğıt tüketiminden kaynaklanan koçan masraflarının azaltılması (Birim başı 14-16 TL olan kağıt fatura maliyetleri e-fatura ile kuruşlar seviyesine iniyor.)
  • E-Fatura yoluyla, manuel işlemlerin sebep olduğu hataların önüne geçebilirsiniz.
  • E-Faturalama yoluyla faturanın işlenmesini otomatikleştirebilir, zaman tasarrufu sağlayabilirsiniz.
  • Bir tedarikçiyseniz, yazdırmak, göndermek veya e-posta ile göndermek için artık kağıt veya PDF faturalar oluşturmanıza gerek kalmaz.
  • Arşiv tutmada yaşanabilecek maliyetleri azaltabilirsiniz.
  • Basit bir hesapla, kesilecek bir fatura için sadece kargo masrafı ve kağıt fatura bedeli ile bir fatura başına 30-35 TL’den fazla kar sağlanır.

Şirketinizin yılda 1.000 adet e-doküman (e-Fatura, e-Arşiv vb.) aldığını düşünelim, bu faturaları kağıt fatura almak yerine dijital ortamda alırsanız, bu yıllık karbon ayak izinizin aşağıdaki değerlere eşit olmasını sağlar;

  • 150 km araç kullanımına,
  • 250 adet ağaca
  • 1.600 KW elektrik gücüne. (Bir yılda bir ampul 175 KWs tüketir.)

Muhasebe ön muhasebe işlemlerinin dijital süreçlere entegre edilişi 2000’li yıllarda başlamış ve bugün geldiğimiz noktada birçok devlet e-Faturalandırmayı birçok iş grubu ve gelir düzeyindeki şirketler için zorunlu kılmıştır. Elektronik faturalandırma yöntemleri ve e-Dönüşümün getirdiği yenilikler, sağladığı reddedilemez faydaları ile çok daha geniş bir kullanım alanı elde edecek gibi görünüyor.

e-Faturalar hem gönderi ve alıcı için birçok kolaylık sunuyor

  • Kağıt fatura tarama zahmetinden kurtarır.
  • Fatura üzerindeki veriler (son ödeme tarihi, numarası, tutar) klasik el ile girişlerin aksine otomatikleştirilmiş bir tarzda doğru şekilde girilir ve iki taraf için de hata en aza indirilmiş olur.
  • Doğru ve otomatik gönderme yöntemleri ile riskler en aza indirgenmiş olur.

Dijital uyum sürecinde işletmenize değer katacak bir uygulama seçin

Teknolojinin gelişmesi ve pek çok şeyin dijitalleşmesiyle birlikte hem daha pratik hem de çevre dostu bir uygulama olan e-Fatura kullanımının birçok avantajı bulunuyor. Kargo takip süreçlerini ortadan kaldıran e-Fatura ile tahsilat ödeme süreçleri kısaldığı gibi nakit işlemleri de oldukça hızlanıyor.

Ayrıca e-Fatura sayesinde faturaların kaybolması gibi sorunlarla da karşılaşılmadığı gibi faturaların oluşturulması, gönderilmesi ve gerekli yerlere ulaştırılmasındaki süre minimum seviyeye düşürüldüğü için iş verimi de otomatik olarak artıyor. e-Fatura kullanımı ile kâğıt faturanın hazırlanma süresindeki mürekkep, kağıt ve basım maliyetleri de ortadan kalkıyor. Ancak işletmelerin kağıt faturada olduğu gibi e-faturalama işlemlerinde de tüm yasal süreçleri izlemek zorunda olduklarını ve istendiğinde bu faturaları ibraz etmeleri gerektiğini unutmamaları gerekiyor. e-Arşiv programı ise faturaların elektronik ortamda oluşturulması, iletilmesi, korunması ve ibraz edilmesi noktasında karşınıza çıkıyor. Bu program ile elektronik ortamda GİB’e rapor işlemi gerçekleştiriliyor.

Tüm bu işlemlerin yapılmasını kolaylaştıracak bir uygulamaya ihtiyacınız varsa yenilikçi ve pratik ön muhasebe programı olan KolayBi’ ile ihtiyacınız olan her işlevi tek bir yerde rahatça bulabilirsiniz.

e-Arşiv portal programı ve e-Fatura programı avantajı sunan KolayBi’ ile cari hesaplarınızı ve stok takibinizi gerçekleştirebilir, nakit akışını yönetebilirsiniz. e-Fatura ve e-Arşiv oluşturmanızın yanı sıra sanal POS avantajından faydalanabilir, proje gelir gider takibini yapabilirsiniz. e-Arşiv sayesinde tüm faturalarınızı kolay bir şekilde dijital ortamda arşivlemeniz de mümkün. KolayBi’ e-Arşiv fatura görüntüleme programı sayesinde ise ihtiyaç duyduğunuz anda sadece tek bir tıkla tüm fatura arşivlerinize ulaşabilirsiniz. Hangi fatura neredeydi diye uzun uzun aramamak size zaman kazandırdığı gibi pratik bir kullanım da sunacaktır.

e-Arşiv muhasebe programı ile hangi aylarda ne kadar harcamanın yapıldığı fatura takibiyle de rahatlıkla gerçekleştirebilirsiniz. KolayBi’ Ön Muhasebe Uygulamasını iOS ve Android destekli tüm mobil cihazlarda kullanabilir, ön muhasebe süreçlerinizi internet bağlantısı olan her yerden kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz. Uygulamayı 14 gün ücretsiz deneyebilir ve işletmenizin dijital uyum sürecinde KolayBi’nin profesyonel ekibinden destek alabilirsiniz.

Fotoğraf Karolina Grabowska , Pexels aracılığıyla.

KolayBi' Şirketinde Content Marketer ve SEOs olarak çalışan Ahmet Karadeniz, çıktığı dijital yolculukta iletişim bilimlerinin versiyonlarını incelemeye, arama motorlarının nasıl çalıştıklarını keşfetmeye ve SEO alanındaki yenilikleri kaçırmamaya çalışıyor. İçerik Pazarlamasıyla ilgileniyor ve bulgularını digifikir.com blogunda paylaşıyor.