Evden çalışmak için verimli ve uygun ortam nasıl yaratılır?

Hem ev hem ofis

COVID-19 salgını çoğumuzun çalışma hayatını değiştirdi. Evden çalışmak sizin için yeni bir konseptse, dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmak ve verimli olabilmek için uygun bir çalışma alanına sahip olduğunuzdan emin olmanız gerekiyor. Uzaktan çalışmak benim için yeni bir şey değil. Tabii ki bu sıralar evdeyim, ama normalde dizüstü bilgisayarım yanımda, toplantılar arası seyahat ediyorum. Bu yüzden ofisimi etkili bir biçimde yanımda taşımayı öğrendim.

Öncelikle şunu itiraf edeyim, evden çalışmak çoğumuzun düşündüğünden daha zor. Ancak ofis dışı çalıştığım yıllar boyunca bağlantıda kalmama, verimli olmama ve en önemlisi pozitif kalmama yardımcı olan bazı ipuçları edindim.

İşte evden verimli bir şekilde çalışmama yardımcı olan ipuçları:

1. Teknoloji dostunuzdur

Evden çalışmak için gerekli iyi bir teknoloji donanımı oluşturmak ilk başta kulağa zor gelebilir, ama neyse ki artık hızlı ve uygun maliyetli pek çok çözüm bulunuyor. Benim en çok kullandıklarım şunlar:

Zoom: Hem hızlı hem de oldukça kaliteli. Zoom’u GoDaddy’nin neredeyse her departmanı ve bölümünde kullanıyoruz. Video konferans yapmak, ekran paylaşmak, seansları kaydedebilmek, başkalarına anında davet gönderebilmek gibi akıllı seçenekler ile hem büyük hem de küçük işletmelerin rahatlıkla kullanabileceği, etkili bir toplantı çözümü.

Microsoft Office 365: Rapor, çizelge ya da blog yazısı… Ne üzerinde çalışıyor olursanız olun, Office 365 işinizin bir sürümünü güvende tutmak için bulut teknolojisi kullanıyor. İster kendi başınıza ister ekibiniz ile iş birliği içinde çalışabiliyorsunuz. En iyi yanı da, belgelerinizi kendi bilgisayarınız üzerinden doğrudan bir sürücüye kaydedebiliyor ve giriş bilgilerinizle herhangi bir cihazdan erişebiliyorsunuz. Yani nereye giderseniz gidin, ofisiniz sizi gerçekten takip ediyor.

Slack: Gelen kutunuzu dolduran uzun e-posta dizileri yerine, Slack’in genel ve özel sohbet kanallarını ve belge paylaşımı gibi özelliklerini kullanabilirsiniz. Hem mobil hem masaüstü cihazlarda senkronize olarak çalışan bu araç ile mesajlarınızı her daim takip edebilirsiniz.

2. Evden çalışmak için kendinize bir alan oluşturun

Evin içinde kendinize ait bir ofisiniz varsa, bu harika! Ama herkesin evin bir odasını ofise dönüştürecek kadar alanı olmayabilir, ki bu hiç sorun değil. Evden çalışmak için mutfak masasını, salondaki yemek masasının bir ucunu veya köşedeki ışık gören koltuğu (kedinizle bunun için yer kavgası yapmanız gerekebilir) da kullanabilirsiniz.

Evin içinde ayrı bir ofise sahip olmak çoğu kişi için bir lüks ama evdeki bir masayı ya da köşeyi kendi çalışma alanınız haline getirebilirsiniz.

 

Rahat bir sandalye veya pilates topu(!) seçin ve işe koyulun. Hangi koşullar minimum dikkat dağınıklığı ile düzgün bir şekilde çalışmanızı sağlıyorsa, onları gerçekleştirmeye özen gösterin.

Başkaları ile birlikte yaşıyorsanız ve “ofisiniz” evin yoğun bir bölgesinde bulunuyorsa, çalışma saatleri içinde çok gerekmedikçe orada olmamaları ya da sessiz olmaları için onları önceden uyarabilirsiniz.

3. Evden çalışmak, ara vermeden çalışmak anlamına gelmesin

Evden çalışmak farklı avantajlar sağlasa da genellikle farkında olmadan çok fazla çalışmanıza da sebep olabiliyor. Örneğin benim sabah iş için oturduğum masamdan saatlerce kalkmadığım ve yemek bile yemediğimi sadece karnım guruldamaya başladığında fark ettiğim çok oldu. Bu sıralar bilinçli olarak evdeyiz, evet, ama mola vermeye “zamanım olmadığı” için evden 3 gün hiç çıkmadığım zamanlar da olmuştu.

Düzenli olarak molalar vermek, kafanızın rahatlaması ve zihinsel olarak dinç kalmanız için önemlidir. Başlangıçta mola saatlerinizi ayarlayamıyorsanız bunun için alarm kurmayı da deneyebilirsiniz. Ne olursa olsun, arada bir ekrandan uzaklaşmayı es geçmeyin.

Ayrıca evinizde kendinize ayırdığınız çalışma alanının ışık gören bir yerde olmasına da özen gösterin. Güneş ışığı eksikliği, tespit edilmesi zor olabilen ve enerjinizin düşmesine yol açan mevsimsel duygudurum bozukluğuna (SAD) da sebep olabilir.

evden çalışmak veranda
Cuma akşamı, saat 18.30: Akşam güneşinin enerjisini hafife almayın.

4. Bir “fikirler” duvarınız olsun

Sürekli not alın. Aklınıza her an, birden parlak bir fikir gelebilir. Ben aklıma gelenleri hemen yazmanın ve bu notları bilgisayarımın yakınındaki bir not defterine ya da haftalık planlayıcıma yapıştırmamın fikirlerimi düzenli tutmama epey yardımcı olduğunu keşfettim.

Bunlar bir yazıda okuduğunuz ipuçları ya da yaklaşan bir toplantınızda gündeme getirmek istediğiniz konular gibi, aklınıza gelen herhangi bir şey olabilir.

Sabahları bir fincan çay ve fikirlerle dolu bir duvar ile işe başlamak, bilgisayarı açıp boş bir ekrana bakmaktan çok daha verimlidir. Ben ayrıca tam bir liste insanıyım. İster renkli not kağıtları, ister planlayıcımdaki notlar, ister Outlook görev listem olsun, benim için günün sonunda tamamladığım işlerin üzerini çizmekten daha tatmin edici bir şey yok. Aklıma ne zaman bir fikir ya da yapılması gereken bir iş gelse, unutmamak ve takip edebilmek için onu ya bir kapıda yazıp bilgisayarıma yapıştırıyorum ya da bilgisayarımdaki görev listeme ekliyorum.

5. Akıllı depolama çözümlerinden faydalanın

Artık herkesin kolayca ulaşabileceği dijital depolama çözümleri var, yani home ofisinizi düzenli tutmak için yüzlerce klasöre ihtiyacınız yok. Office 365, evden çalışmak kadar hareket halindeyken çalışmama yardımcı olmanın yanı sıra depolama sorunlarının da üstesinden geliyor.

Kocaman klasörlerin hayatımızda hâlâ yeri var, ancak dijital depolama çözümleri hayati önem taşıyor.

 

Belgeleriniz ister kağıt ister dijital olsun, düzenli olarak kontrol edin ve neyi neden sakladığınızın bilincinde olun. Örneğin sözleşme veya anlaşmaların basılı kopyalarının olması içinizin daha rahat olmasını sağlıyorsa, tabii ki bunları fiziksel olarak da dosyalayın. Ama bir dergide okuduğunuz ve fikir vermesi için sakladığınız bir sayfanın belki de sadece fotoğrafını çekmeyi ve bilgisayarınızda dosyalamayı tercih edebilirsiniz. Kararınız ne olursa olsun, home ofisinizin kurallarını kendiniz belirlersiniz.

Evden çalışmak, bazıları için bir ofiste çalışmaktan çok daha zor olabilir. Hem kendiniz hem de toplum için evde kaldığınız şu günlerde verimliliğinizi ama her şeyden önce modunuzu yüksek tutmaya çalışın. Sadece yataktan kalkıp 10 saniye salona yürüyor bile olsanız, çalışma ortamınızın sizin için en uygun niteliklere sahip olduğundan emin olun.

Fotoğraf Ella Jardim , Unsplash aracılığıyla.

Selina Bieber
İstanbul’da çalışan Selina, GoDaddy’nin Türkiye ile Ortadoğu ve Kuzey Afrika’yı yöneten ekibin bir parçası olarak GoDaddy markasını büyütmeye odaklanıyor. Pazarlama iletişimi geçmişine sahip olan Selina, küçük işletmeler, girişimcilik ekosistemi ve rekabette önde olabilmek için dijital teknolojilerin avantajlarının kullanılmasına odaklanıyor. Selina, GoDaddy’e katılmadan önce Türkiye’de Facebook, VeriSign ve Euler Hermes’in PR çalışmalarına liderlik etti. Sonrasında ise Amsterdam’da çalışan Selina, bir doğalgaz projesinin Avrupa bölgesindeki medya ilişkilerini yürüttü. Kendini gurme ilan eden Selina, aynı zamanda seyahat bağımlısı.